Wat is er precies verplicht?

Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming die zaken doet met andere btw-plichtige ondernemingen (B2B) haar facturen en creditnota's verzenden als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Het gaat niet alleen om verzenden: je moet ook in staat zijn om Peppol-facturen van je leveranciers te ontvangen en te verwerken. Een pdf-factuur per e-mail volstaat niet meer als elektronische factuur in de zin van deze verplichting.

Voor wie geldt de verplichting?

De regel geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties uitvoeren, ongeacht sector of grootte. Dat betekent ook zelfstandigen in hoofd- of bijberoep die facturen sturen aan andere ondernemingen. Er zijn wel uitzonderingen: de verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren (B2C), niet voor bepaalde vrijgestelde btw-plichtigen en vzw's zonder btw-nummer, niet voor buitenlandse leveranciers buiten België, en niet voor B2G-facturen (die lopen al langer via een ander kanaal). Twijfel je of jouw situatie onder een uitzondering valt, vraag dat na bij je boekhouder.

De tolerantieperiode is voorbij

De FOD Financiën hanteerde een tolerantieperiode in het eerste en tweede kwartaal van 2026, waarin ondernemingen de tijd kregen om zich in orde te stellen zonder meteen sancties te riskeren. Die periode is nu afgelopen. Concreet betekent dit dat de FOD vanaf nu effectief kan handhaven bij ondernemingen die nog geen Peppol-facturatie gebruiken.

Boetes: van 1.500 tot 5.000 euro

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt een oplopende sanctieregeling vast voor wie niet op tijd overschakelt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede overtreding en 5.000 euro bij herhaalde overtredingen. In de praktijk werkte de FOD Financiën de voorbije maanden vooral nog met ingebrekestellingsbrieven in plaats van meteen boetes uit te schrijven, maar dat kan wijzigen nu de tolerantieperiode achter de rug is.

Wat betekent dit voor je software?

Een gewone facturatietool die enkel pdf's verstuurt, volstaat niet meer. Kies software die Peppol-facturen zowel kan verzenden als ontvangen, je ondernemingsgegevens correct koppelt en de documenten bruikbaar maakt voor je btw-aangifte en je boekhouder. In onze vergelijkingstabel zie je welke pakketten dit standaard aanbieden.

Veelgestelde vragen

Ben ik als zelfstandige in bijberoep ook verplicht?

Ja. Zodra je btw-plichtig bent en facturen stuurt aan andere ondernemingen, geldt de Peppol-verplichting, ongeacht of dit je hoofd- of bijberoep is.

Wat als ik alleen aan particulieren factureer?

Dan geldt de verplichting niet voor je uitgaande facturen. Zodra je ook maar één B2B-klant factureert, moet die factuur wel via Peppol.

Heb ik al een boete gekregen als ik dit nu lees?

Niet automatisch. De FOD Financiën werkte tot nu toe vooral met ingebrekestellingsbrieven, maar wacht niet af: stel je administratie zo snel mogelijk in orde.

Verder lezen